Privacyverklaring
De Relatiepraktijk, gevestigd in Zuidoostbeemster en vertegenwoordigd door Léonie de Gast, hecht veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. Wanneer je contact met mij opneemt, een kennismaking plant of begeleiding volgt, vertrouw je mij persoonlijke informatie toe. Daar ga ik zorgvuldig, vertrouwelijk en met respect mee om.
In deze privacyverklaring lees je welke persoonsgegevens ik verwerk, waarom ik dat doe, hoe ik ermee omga en welke rechten je hebt.
1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens?
De verwerkingsverantwoordelijke is:
De Relatiepraktijk – Léonie de Gast
Zuiderweg 60A
1461 GK Zuidoostbeemster
E-mail: leonie@de-relatiepraktijk.nl
Telefoon: 06 82 01 94 57
Website: https://de-relatiepraktijk.nl
KvK-nummer: 42202265
Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van jouw persoonsgegevens kun je contact opnemen via bovenstaand e-mailadres.
2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?
Welke gegevens ik verwerk, hangt af van de manier waarop je contact met mij hebt en van de begeleiding die je eventueel volgt.
Als je contact opneemt of een kennismaking aanvraagt
Ik kan de volgende gegevens verwerken:
- Naam en contactgegevens, zoals e-mailadres en telefoonnummer.
- Eventuele informatie die je zelf deelt in een bericht of tijdens de kennismaking.
- Gegevens over de gemaakte afspraak.
Als je cliënt wordt
Voor de begeleiding kan ik aanvullende gegevens verwerken, waaronder:
- Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer en e-mailadres.
- Factuur- en betalingsgegevens.
- Informatie uit de intakevragenlijst en het intakeverslag.
- De ingevulde vragenlijst Invloed van het verleden en eventuele andere vragenlijsten.
- De behandelovereenkomst en afspraken over de begeleiding.
- Aantekeningen over relevante onderwerpen die tijdens intake en sessies aan de orde komen.
- Afspraken, correspondentie en eventuele vervolgafspraken.
Deze informatie kan gevoelige persoonsgegevens bevatten, waaronder gegevens over je gezondheid of psychisch welzijn. Ik verwerk deze gegevens alleen voor zover dat noodzakelijk en rechtmatig is voor de begeleiding en de bijbehorende administratie.
Als je begeleiding via je werkgever of organisatie ontvangt
Wanneer een werkgever of organisatie de begeleiding betaalt of aanvraagt, kan ik daarnaast gegevens verwerken over:
- De naam en contactgegevens van de opdrachtgever.
- De organisatie waarvoor je werkt.
- De afspraken over de opdracht en betaling.
- Praktische informatie die nodig is om de begeleiding te organiseren.
De inhoud van individuele gesprekken, intakeformulieren, vragenlijsten en sessieverslagen deel ik niet met de werkgever of opdrachtgever, tenzij je daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft of ik daartoe wettelijk verplicht ben.
Als je je inschrijft voor de nieuwsbrief
Wanneer je je aanmeldt voor de nieuwsbrief, verwerk ik:
- Je naam, als je die invult.
- Je e-mailadres.
- Je inschrijfdatum en je voorkeuren voor de nieuwsbrief, voor zover van toepassing.
- Informatie over het openen en aanklikken van nieuwsbrieven, voor zover de gebruikte instellingen dit registreren.
Je kunt je op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in de nieuwsbrief.
3. Waarvoor gebruik ik jouw persoonsgegevens?
Ik gebruik persoonsgegevens uitsluitend voor de volgende doeleinden:
- Het beantwoorden van vragen en berichten.
- Het plannen en uitvoeren van kennismakingsgesprekken.
- Het voorbereiden, uitvoeren en evalueren van relatiecoaching, relatietherapie, individuele begeleiding en systemische begeleiding.
- Het bijhouden van relevante cliëntgegevens en begeleidingsaantekeningen.
- Het maken en versturen van offertes en facturen.
- Het verwerken van betalingen en bijhouden van de financiële administratie.
- Het onderhouden van contact over afspraken en de begeleiding.
- Het uitvoeren van opdrachten voor organisaties en werkgevers.
- Het versturen van nieuwsbrieven wanneer je je daarvoor hebt aangemeld.
- Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.
- Het behandelen van klachten en het beschermen van mijn juridische positie wanneer dat noodzakelijk is.
Ik gebruik jouw gegevens niet voor andere doeleinden dan waarvoor ze zijn verzameld, tenzij daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.
4. Op welke grondslagen verwerk ik jouw gegevens?
Ik verwerk persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:
Uitvoering van een overeenkomst
Wanneer je begeleiding afneemt, verwerk ik gegevens die nodig zijn om de overeenkomst uit te voeren, afspraken te plannen en de begeleiding te organiseren.
Wettelijke verplichting
Voor bepaalde gegevens ben ik wettelijk verplicht deze te verwerken of te bewaren. Dit geldt bijvoorbeeld voor gegevens die onderdeel zijn van de financiële administratie.
Gerechtvaardigd belang
In bepaalde gevallen verwerk ik gegevens om mijn praktijk op een zorgvuldige manier te kunnen voeren, bijvoorbeeld voor mijn administratie, communicatie en het behandelen van eventuele geschillen. Ik weeg daarbij jouw privacybelangen mee.
Toestemming
Voor bepaalde verwerkingen vraag ik vooraf toestemming, bijvoorbeeld voor het ontvangen van nieuwsbrieven of het delen van vertrouwelijke informatie met derden wanneer daarvoor geen andere wettelijke grondslag bestaat. Je kunt toestemming altijd intrekken. Dat heeft geen terugwerkende kracht.
Voor bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid of psychisch welzijn, geldt daarnaast dat verwerking alleen plaatsvindt wanneer aan een toepasselijke uitzondering op het verbod uit artikel 9 AVG is voldaan.
5. Met welke systemen werk ik?
Om mijn praktijk zorgvuldig en veilig te kunnen uitvoeren, maak ik gebruik van verschillende digitale diensten.
MijnDiAd
Ik gebruik MijnDiAd voor mijn praktijk- en cliëntadministratie. Dit systeem gebruik ik onder andere voor:
- Het beheren van de agenda en afspraken.
- Het voeren van beveiligde telefoongesprekken tijdens intakes en sessies.
- Het vastleggen van intakeverslagen en sessienotities.
- Het versturen en bewaren van intakeformulieren en vragenlijsten.
- Het verwerken van de vragenlijst Invloed van het verleden.
- Het beheren van NAW-gegevens.
- Het opstellen en versturen van offertes en facturen.
- Het bijhouden van de financiële administratie.
Google Workspace en Google Meet
Ik gebruik Google Workspace voor mijn zakelijke e-mail. Google Meet gebruik ik voor de gratis kennismakingsgesprekken. De intake en vervolgsessies verlopen via het beveiligde bellen van MijnDiAd.
Bij het gebruik van Google kunnen bepaalde technische gegevens worden verwerkt die nodig zijn om de diensten te laten functioneren.
MailerLite
Ik gebruik MailerLite voor het versturen van nieuwsbrieven. Wanneer je je daarvoor aanmeldt, worden je inschrijfgegevens door MailerLite verwerkt om de nieuwsbrief te kunnen versturen en de aanmeldingen te beheren.
MailerLite treedt voor deze nieuwsbriefgegevens op als verwerker. De gegevens worden niet gebruikt om cliëntdossiers op te bouwen.
De leveranciers van deze systemen kunnen gegevens verwerken via subverwerkers. Waar nodig maak ik afspraken over de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst. Ik blijf zelf verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens binnen De Relatiepraktijk.
6. Deel ik jouw gegevens met anderen?
Ik verkoop jouw persoonsgegevens nooit aan derden.
Ik deel gegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van mijn werkzaamheden, wanneer ik daartoe wettelijk verplicht ben of wanneer je daarvoor toestemming hebt gegeven.
Dat kan bijvoorbeeld zijn met:
- De leveranciers van MijnDiAd, Google Workspace en MailerLite, voor zover zij gegevens namens mij verwerken.
- Mijn boekhouder of accountant, voor zover dat noodzakelijk is voor de financiële administratie.
- Bevoegde overheidsinstanties wanneer ik wettelijk verplicht ben gegevens te verstrekken.
Wanneer een werkgever of organisatie de begeleiding betaalt, ontvangt deze alleen de informatie die nodig is voor de praktische en financiële afhandeling van de opdracht. Informatie over de inhoud van de begeleiding wordt niet gedeeld zonder jouw toestemming, tenzij een wettelijke verplichting of andere toepasselijke wettelijke grondslag dat vereist.
7. Hoe ga ik om met vertrouwelijkheid?
Alles wat je met mij deelt in het kader van de begeleiding behandel ik vertrouwelijk. Ik ga zorgvuldig om met persoonlijke informatie en beperk de toegang tot cliëntgegevens tot wat noodzakelijk is voor mijn werkzaamheden.
Bij begeleiding van koppels kunnen beide partners persoonlijke informatie delen. Ik maak bij de start van de begeleiding duidelijk hoe ik omga met informatie die één partner afzonderlijk met mij deelt en welke afspraken daarover gelden.
Vertrouwelijke informatie wordt niet zonder passende grondslag of toestemming met anderen gedeeld. Een wettelijke verplichting kan in bepaalde situaties een uitzondering vormen.
8. Hoe lang bewaar ik jouw gegevens?
Ik bewaar persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een andere geldige reden een langere bewaartermijn vereist.
Daarbij hanteer ik de volgende uitgangspunten:
Cliëntgegevens en begeleidingsdossiers
Ik bewaar gegevens zolang dat noodzakelijk is voor de begeleiding, de administratie en eventuele juridische verplichtingen. Na beëindiging van de begeleiding beoordeel ik welke gegevens nog bewaard moeten blijven en welke verwijderd kunnen worden.
Financiële administratie
Facturen en andere gegevens die onderdeel zijn van de fiscale administratie bewaar ik volgens de wettelijke fiscale bewaartermijn. Voor de basisadministratie geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar.
Contactaanvragen en kennismakingen
Gegevens van mensen die uiteindelijk geen begeleiding starten, bewaar ik niet langer dan nodig om de aanvraag of het contact af te handelen.
Nieuwsbriefgegevens
Je gegevens blijven in MailerLite bewaard zolang je ingeschreven bent. Na uitschrijving verwijder ik je gegevens uit de actieve verzendlijst, met uitzondering van gegevens die ik eventueel moet bewaren om je uitschrijving te kunnen respecteren of aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
9. Hoe beveilig ik jouw gegevens?
Ik neem passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking.
Daarbij maak ik onder andere gebruik van:
- Een beveiligd praktijk- en cliëntsysteem.
- Beveiligde telefonische communicatie voor intakes en sessies.
- Persoonlijke toegangsgegevens voor de systemen die ik gebruik.
- Beperkte toegang tot cliëntgegevens.
- Digitale diensten die beveiligingsmaatregelen toepassen bij het opslaan en verzenden van gegevens.
Geen enkel systeem kan volledige veiligheid garanderen. Mocht er onverhoopt sprake zijn van een datalek, dan handel ik volgens de wettelijke verplichtingen die daarvoor gelden.
10. Gebruik van cookies en websitegegevens
De website van De Relatiepraktijk maakt voor zover mij bekend geen gebruik van trackingcookies of analytische cookies.
De website kan wel automatisch bepaalde technische gegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor het functioneren, de beveiliging en het beheer van de website. Denk bijvoorbeeld aan IP-adressen, browserinformatie en serverlogbestanden. Deze gegevens worden niet gebruikt om bezoekers persoonlijk te profileren.
Wanneer de technische inrichting van de website verandert en er alsnog cookies of vergelijkbare technieken worden gebruikt, wordt deze privacyverklaring waar nodig aangepast.
11. Welke rechten heb je?
Op grond van de AVG heb je verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt onder voorwaarden:
- Je persoonsgegevens inzien.
- Je persoonsgegevens laten corrigeren wanneer deze onjuist of onvolledig zijn.
- Verzoeken om gegevens te laten verwijderen.
- Verzoeken om de verwerking tijdelijk te beperken.
- Bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen.
- Verzoeken om gegevensoverdraagbaarheid wanneer het recht daarop van toepassing is.
- Eerder gegeven toestemming intrekken.
Je kunt een verzoek indienen via leonie@de-relatiepraktijk.nl. Ik reageer in beginsel binnen één maand op je verzoek. In bepaalde situaties mag deze termijn worden verlengd. Als ik je verzoek niet kan uitvoeren, leg ik uit waarom. Bij een verzoek kan ik je vragen om je identiteit te bevestigen. Ik vraag daarbij niet om meer gegevens dan noodzakelijk. Houd er rekening mee dat sommige gegevens niet direct verwijderd kunnen worden, bijvoorbeeld wanneer er een wettelijke bewaarplicht geldt of wanneer gegevens noodzakelijk zijn voor de onderbouwing van een juridisch standpunt.
12. Klachten
Heb je vragen of zorgen over de manier waarop ik met jouw persoonsgegevens omga? Neem dan eerst contact met mij op via leonie@de-relatiepraktijk.nl. Ik kijk graag samen met je naar een oplossing. Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder: de Autoriteit Persoonsgegevens via https://autoriteitpersoonsgegevens.nl.
13. Wijzigingen in deze privacyverklaring
Ik kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer mijn werkwijze, de gebruikte systemen of de toepasselijke wet- en regelgeving verandert. De meest actuele versie vind je op https://de-relatiepraktijk.nl. Bij belangrijke wijzigingen zal ik, wanneer dat nodig is, betrokkenen hierover informeren.
De Relatiepraktijk – Léonie de Gast
Zuiderweg 60A, 1461 GK Zuidoostbeemster
leonie@de-relatiepraktijk.nl
https://de-relatiepraktijk.nl
